存證信函

 

問:何謂存證信函

答:依郵件處理規則第三十四條第一項之規定,掛號信函交寄時,加付存證相關資費,依中華郵政公司規定方式繕寫,以內容完全相同之副本留存郵局備作證據者,為存證信函。


問:如何寄發存證信函

答:寄發存證信函應至郵局指定窗口辦理。於寄發前,應注意下列事項:
1.
若存證信函超過二張時,只須在第一張寄件人及收件人處書寫姓名及地址,並於寄件人姓名下蓋章,兩張用紙間並應加蓋騎縫章,寄件人有二人以上時,均須於騎縫處蓋章。
2.
寄發存證信函時,因為一份需由寄件人留存、一份由郵局留存、一份寄予收件人,故須準備一式三份。如寄件人或收件人不止一人,每多一寄件人或收件人均須多準備一份。
3.
存證信函內如有修改處,均須於修改處蓋章。


問:撰寫存證信函的要領

答:其要領在於形式上,撰寫存證信函應使用標準國字,字跡並應工整,遇有金額時建議以國字大寫撰寫,以免筆誤。於內容上,撰寫存證信函主要目的為正確表達意思表示,因此書寫時應注意人、事、時、地、物等重點,並避免使用模擬兩可的語句。


問:存證信函之相關法令

答:

民法

第九十五條:非對話而為意思表示者,其意思表示,以通知達到相對人時,發生效力。但撤回之通知,同時或先時到達者,不在此限。表意人於發出通知後死亡或喪失行為能力,或其行為能力受限制者,其意思表示,不因之失其效力。

郵件處理規則

第三條:中華郵政公司對於寄件人交寄郵件之內容,除存證信函留存郵局之副本外,不予證明。

第三十四條:掛號信函交寄時,加付存證相關資費,依中華郵政公司規定方式繕寫,以內容完全相同之副本留存郵局備作證據者,為存證信函。

存證信函留存郵局之副本,自交寄日起,由郵局保存三年,期滿後銷燬之。


問:存證信函有什麼樣的證據

答:存證信函即是一種經郵局證明發信日期及發信內容之一種證明函件,寄件人經郵局寄發存證信函並經收件人收受後,日後訴訟中舉證將極為方便。


問:口頭交涉的事件,是否可以以存證信函表示

答:在日常生活當中,每當法律爭議發生時,許多人習慣先以口頭方式跟對方進行協調溝通,這當然也是解決爭議的有效方式,但很多時候,口頭交涉可能找不到對方,也有可能得不到對方的回應,甚至對方輕言承諾於前,卻驟然後悔於後,否定雙方之口頭約定。因此,爭議發生時,首先應評估對方為人處事之信用,審慎決定是否應以較為正式之存證信函向對方表示意見,以便留下書面證據。此外,許多人於接到存證信函時,通常也會以存證信函回應,如此,應可為雙方之爭議協調過程、解決方法留下明確資料,俾立雙方遵守。


問:存證信函如未妥善留存時需如何查詢

答:依郵件處理規則第三十四條第二項之規定,存證信函留存郵局之副本,自交寄日起,由郵局保存三年,期滿後銷燬之。因此,三年內寄件人均得向寄送之郵局查詢。


問:存證信函未能順利寄達收件人,應如何補救?

答:民法第九十七條規定,表意人非因自己之過失,不知相對人之姓名、居所者,得依民事訴訟法公示送達之規定,以公示送達為意思表示之通知。而依民事訴訟法第一百四十九條第一項第一款,對於當事人之送達,有下列各款情形之一者,受訴法院得依聲請,准為公示送達:應為送達之處所不明者。因此如存證信函未能順利寄達收件人,可依民法第九十七條及民事訴訟法第一百四十九條第一項第一款之規定向法院聲請將存證信函之內容公示送達。


問:存證信函可以用來主張權利

答:舉例如下~

雇主不發給員工工資,員工主張權利

範例:台端積欠本人民國○○○○月至○○月薪資,屢經催討均置之不理,按工資係勞工提供勞務之對價,勞工既已提供勞務,雇主即應給付薪資,且工資應全額直接給付勞工,勞動基準法第廿二條第二項定有明文;為此特函告台端於文到七日內迅為給付,否則除依法報請主管機關外,並依法訴究,絕不寬貸。

員工侵占公司款項,向保證人主張權利

範例:緣○○○於民國○○○○○○日至本公司擔任○○○○一職,並由台端擔任其職務保證人。惟○○○竟利用本公司委託其收取貨款之便,收取多家客戶貨款共計新台幣○○○○○○元未交還本公司,且於○○○○○○日起即曠職至今。核○○○私吞公司貨款,已涉刑法業務侵占罪嫌,並應負損害賠償責任。由於○○○已逃逸無蹤,台端既為職務保證人自應連帶賠償本公司之損失,限台端於文到○○日內出面協調賠償事宜,逾期本公司將循法律途徑向台端求償,相關函達,切勿自誤為禱!


問:存證信函可以用來中斷時效

答:民法第一百二十五條規定,請求權因十五年間不行使而消滅。但法律所定期間較短者,依其規定。亦即請求權一經行使後,法定消滅時效即重新起算,舉例一般借款債權之消滅時效為十五年,因此即便債權人於借款清償期後十四年方行使請求權,則由其行使請求權起後十五年內,其均可主張請求權之時效未消滅。又請求權行使不以一次為限,透過連續之行使,請求權將不致時效消滅。行使請求權之方式包含請求、承認、起訴等,而寄發存證信函不失為一種簡便並舉證方便之方法,舉例如下~

支票持票人向發票人請求票款

範例:台端於民國○○○○月至○○月間向本公司訂貨,貨款總價新台幣○○○○○○元整,台端開立三紙支票,票期分別為民國○○○○○○日、民國○○○○○○日、民國○○○○○○日、票面金額分別為○○○○元、○○○○元、○○○○元整,餘款○○○○元整則未付款亦未開票,詎前開票據皆已遭拒絕往來而退票,總計台端所欠○○○○元皆未清償,特以本函催告貴公司,限於函到五日內付清欠款,逾期逕送法辦,絕不寬貸。

債務人到期未還錢催討借款

範例:台端前向本人借款新台幣○○○○○○元,約定於民國○○○○○○日或○○月內償還,雙方立有借據一紙為憑,本人亦將借款交付台端,孰料台端屆期均未償還,本人迭次向台端催討均無結果,現本人以此函告台端,限台端於文到後日內向本人清償完畢,逾期本人將循法律途徑解決,相關函達,切勿自誤為禱。


問:存證信函可以用來作為日後證據

答:存證信函是一種經郵局證明發信日期及發信內容之一種證明函件,亦即存證信函最主要之目的即是用來留下證據。

舉例如下~

夫妻遭家庭暴力侵害而離家時,發函為自己留下有力證據

範例:本人日前因台端之家庭暴力行為而離家,目前居住於朋友家中,但為保障本人及朋友之安全,住處暫不便透露。本人絕非無故不履行同居義務,而是台端反覆實施家庭暴力之行為實已令本人無法忍受。為此特函台端於函到後三日內展現懊悔之態度,否則本人將依法訴請離婚,特此通知!

債權人通知債務人借款債權已轉讓他人

範例:緣台端前於民國○○○○○○日向本人借款新台幣○○○○○○元整,約定年息為百分之○○,還款日期為民國○○○○○○日,雙方並立有契約和借據為憑。今本人已於民國○○○○○○日將對台端之債權讓於○○○即受讓人,茲為保障貴我雙方權益,特為函告之。


問:存證信函可以用來表達立場

答:舉例如下~

發票人表達遭盜用印章而不必負責

範例:日前○○○執蓋有本人印章、發票日民國○○○○○○日之支票乙紙至付款銀行兌現,根據本人之印象,本人並無簽發該張支票。按票載發票日前本人均將印章交付台端保管,是該張支票應係台端盜用本人印章所簽發,為此特函台端於函到後三日內出面解決,並返還票載金額,逾期不獲置理,將依法訴追台端之民刑事責任,相關函達,希勿自誤!

催告清償債務,否則將行使抵押權

範例:台端前於民國○○○○○○日向本人借款新台幣○○○○○○元,約定於○○○○○○日前清償完畢,並以所有之坐落○○○○○○○○○小段○○號土地暨其上同段第○○○○○號建物為本人設定抵押權以擔保是項債務。孰料台端屆期竟未清償完畢,至今尚欠○○○○○○元未償,本人多次與台端聯絡,台端均無善意回應,嚴重影響本人權益。為此本人特此函告台端,希於文到○○日內出面向本人清償前揭欠款完畢,逾時本人將循法律途徑竟聲請拍賣抵押物取償,相關函達,切勿自誤為禱。


問:存證信函可以用來進行交涉

答:舉例如下~

債務人經濟狀況不佳,向債權人求情緩期清償

範例:本人前向台端借款新台幣元,原約定由本人每月分期清償○○○○○○元,然因本人突遭意外、解雇、或其他原因,一時無法如數清償,是懇請台端見諒,准許本人減少每月償還金額至○○○○○○元,並延長清償期限,本人自當盡力依約清償,倘來日本人經濟狀況好轉,自當回復原約定條件,不情之請,懇請台端諒察。

銀行讓歹徒持偽造身分證變更印鑑,客戶主張權利

範例:緣本人近來赫然發現有票載發票人為本人、付款銀行為貴行之偽造支票遭使用,經追查發現係本人於民國○○○○○○日遺失之支票帳戶帳號○○○○○○○○紙空白支票,遭他人拾得後,向警方謊報身分證遺失並向戶政機關申請新的身分證證明,續而向貴行申請變更印鑑及冒名偽開支票,核該人之行舉已造成本人嚴重損害及信譽受損,為此今特發函通知貴銀行,請於即日起停止該帳戶之繼續使用並提供本人該帳戶之相關資料,以便追查冒用之人,將至感銘謝。


問:存證信函可以用來警告對方

答:舉例如下~

警告對方勿侵害我方對於子女之監護權

範例:本人前與台端於民國○○○○○○日協議經裁判離婚,並約定未成年子女○○○○○○之權利義務由本人行使,孰料台端於○○○○○○日未經本人同意,即將並約定未成年子女○○○○○○攜回台端之住處,事後本人察覺前往台端住處欲帶回子女,經遭台端威脅拒不交還,未成年子女○○○○○○受驚大哭,台端亦置之不理,台端此舉已嚴重侵害本人對子女之監護權益,必對未成年子女之身心造成嚴重傷害,本人為保權益,特此函告台端,於文到○○日內出面將未成年子女○○○○○○交還本人監護,逾時本人將循法律途徑解決,相關函達,切勿自誤。

警告他人勿抄襲著作

範例:台端未經本人同意,抄襲本人著作,本人曾於民國○○○○○○日予以口頭警告,惟台端仍置之不理,如此行徑已侵害本人著作權,嚴重影響本公司權益,請於文到○○日內停止販賣、刊載抄襲作品,若未蒙置理將依法追訴,希勿自誤為禱。


問:存證信函可以用來告知事實

答:舉例如下~

汽車被竊,通知保險公司支付保險金

範例:

查本人前就所有之牌照號碼○○○○○○汽機車一部,向貴公司投保竊盜險,保險金額新台幣○○○○○○元,保險期間自民國○○○○○○日至民國○○○○○○日止,孰料本人將前揭車輛停於○○○○處後,竟於於民國○○○○○○○○時許遭竊,本人發現後立即報警處理,此有報案三聯單為證,現保險標的物遭竊,保險事故業已發生,依保險契約,貴公司即有賠償保險金之責,現本人特此函告貴公司,懇請貴公司儘速與本人聯絡理賠事宜,儘早補償本人損失。

通知驗收工程

範例:緣貴公司初於民國○○○○月間承攬○○工程,旋將該工程轉包予本公司,工程完工後,總計尚餘○○○○○元未清,嗣本公司向○○○○發包單位請領款項遭拒,其言需貴公司配合驗收,○○○○發包單位始能配合放款,為此乃發函懇請貴公司撥冗辦理驗收工程事宜,俾利本公司領回工程款,敬請查照!


問:證信函可以用來使法律關係生效

答:舉例如下~

認領非婚生子女之表示

範例:緣台端前與本人係男女朋友關係,雙方分手後,台端於民國○○○○○○日產下一子女,計算子女出生日期前第一百八十一日起至第三百零二日止,本人尚與台端發生性關係多次,而小孩五官面貌酷似本人,應屬本人血統無疑,本人願認領該子女,多次與台端聯繫,台端均避不見面,為此本人以此函告台端,表達認領該子女為本人之子女之意,祈望台端本於子女利益,得提供資料讓本人申報戶口,並協商扶養事宜,以維本人與幼子權益。


問:存證信函可以用來使法律關係消滅

答:舉例如下~

終止專利授權

範例:本公司前與貴公司簽訂專利授權契約,約定貴公司可使用本公司之 ○○○○○○專利,貴公司則須每月支付本公司新台幣○○○○○○元之權利金。詎貴公司僅於簽約之始支付過○○個月之權利金,其後均未依約支付,履經本公司催討均置之不理,為此特函貴公司終止授權契約,請查照。

承攬人未依約施工,定作人解除契約

範例:本公司承包貴公司○○○○○工程,貴公司未依約履行一事,業經本公司以○○郵局第○○○○號存證信函告貴公司改善,惟貴公司竟置之不理,此舉嚴重傷害本公司權益。為此本公司特函告貴公司解除貴我契約,並請求貴公司於文到三日內支付積欠工程款新台幣○○○○○元、已完成第期尾款○○○○○元及保留款○○○○○元共計○○○○○元,並賠償本公司損害,逾期本公司將循法律途徑保障權益,相關函達,切勿自誤為禱。


問:存證信函可以用來行使抗辯

答:舉例如下~

保證人主張先訴抗辯權

範例:台端前於民國○○○○○○日以○○○○郵局第○○號存證信函通知本人謂債務人○○○欠錢未還,本人既為保證人,自有清償義務,限本人於函到日內清償完畢,逾期將循法律途徑解決云云。惟本人雖同意為債務人○○○積欠台端借款新台幣○○○○○○元之保證人,然並未明示同意負擔連帶清償債務,法律規定又無規定本人須負擔連帶債務,故依民法第二百七十二條規定,本人之保證債務僅屬一般保證債務,為保障本人權益,現本人以此函通知台端主張民法第七百四十五條規定之先訴抗辯權,於台端對於債務人○○○之財產強制執行而無效果前,本人拒絕先行清償。特此通知。

發票人對於超過一年時效期間之支票主張時效抗辯

範例:台端所執付款行庫○○銀行○○分行、發票日民國○○○○○○日、票號第○○○○○○號、面額新台幣○○○元之支票乙紙雖確實為本人所簽發,惟票載發票日距今已逾一年。依票據法第二十二條第一項,票據上之權利對支票發票人自發票日起算,一年間不行使,因時效而消滅。是台端執該支票請求本人付款,本人自得依法拒絕,特此通知。