依郵件處理規則第三十四條第一項之規定，掛號信函交寄時，加付存證相關資費，依中華郵政公司規定方式繕寫，以內容完全相同之副本留存郵局備作證據者，為存證信函。存證信函即是一種經郵局證明發信日期及發信內容之一種證明函件，寄件人經郵局寄發存證信函並經收件人收受後，日後訴訟中舉證將極為方便。
在日常生活當中，每當法律爭議發生時，許多人習慣先以口頭方式跟對方進行協調溝通，這當然也是解決爭議的有效方式，但很多時候，口頭交涉可能找不到對方，也有可能得不到對方的回應，甚至對方輕言承諾於前，卻驟然後悔於後，否定雙方之口頭約定。因此，爭議發生時，首先應評估對方為人處事之信用，審慎決定是否應以較為正式之存證信函向對方表示意見，以便留下書面證據。此外，許多人於接到存證信函時，通常也會以存證信函回應，如此，應可為雙方之爭議協調過程、解決方法留下明確資料，俾立雙方遵守。
存證信函用途
一般人所稱的「存證信函」，其實乃郵局存證信函的簡稱，顧名思義可說是一種具有保存證據效力的函件或書信。所謂「存證信函」，就是經過郵局來證明發信日及發信內容為何的一種證明函件，達到告知義務的效果。其實存證信函最大的用途在於通知並警告對方，因此一般人是不喜歡收到的！而存證信函需準備一式三份，其中郵局留存一份，以備日後萬一有訴訟或糾紛時可依此證明，此亦為郵局存證信函最重要的功能。
1.存證信函是指藉由郵局證明信件內容及發信日期、收信日期的信件文書。
2.存證信函僅能證明發信人在信中表達了一定的意思表示，而且收信者確實收到了信件。
3.存證信函並不能夠代表發信者確實擁有信中敘述的權利，也不能夠代表收信者即負有信中所敘述或要求的義務。
4.因為訴訟程序相當注重實質證據，書面證據的證明力比言詞證據的證明力要高出許多。因此寄存證信函主要的目的在於"確定曾經告知對方自己希望發生的法律效果"，以便將來雙方訴訟時，得提出存證信函作為訴訟證據。
存證信函效力
存證信函在法律上的效力僅發函與存證內容。
1.因一般信函沒有第三人可以做證，對方可以推說未收到或不知情，但存證信函則可以透過郵局幫您存證一份作為寄送的證明，如此便可以證明自己確實已告知對方欲告知的事項(意思表示)，以後如有爭議或訴訟的時候，便可以當作證據。
2.存證信函最主要是要達成法律上『證據保存』、『告知』(一般告知、催告、解約等等)及防範未然的功用。
（1）「證據保存」上的功能：
存證信函一定是採書面的方式，又載有發信人和收信人，與發信的時間，因此不會造成口說無憑的情形，將來如果為了某件事實有所爭議時，曾經發出的存證信函就是最好的呈堂供證。目前依據存證信函的證據功能，所能獲致法律上之效益，最顯著的有以下兩項
A.證明曾為意思表示(或通知)：最常運用於解除契約、終止契約、意思表示撤銷、承認、抵銷等。
B.證明時效之遵守：時效的遵守與否，往往是影響法律關係生效的要件。由於存證信函足以證明寄件人何時發信，何時收件，在時間上的證據力確定而不可動搖，這無論在請求權之消滅時效上或形成權之除斥期間上，「存證信函」都發揮出強大的證據功能。
（2）防患未然的功能：
在許多民、刑事案件在告上法庭之前，只要當事人懂得在恰當時機寄出存證信函，無論是通知、催告、或警示對方，經常會使一些稍具法律事務所常識的人，知所收斂，不敢妄為，或使對方不再存僥倖之心，而主動與對方達成協議或和解，甚至於履行應盡的義務，如此一來，不須漫長的訴訟，自然能達到保障權益的效果！
存證信函怎麼寫？
1.郵局存證信函須以雙掛號函件寄出，並需妥善保存函件送達後的回執證明。
2.向郵局購買存證信函用紙，一式最少三份。(寄件人、收件人、郵局三造各執一份，份數視收件人人數而增加)。
3.寫存證信函為達到預期的效果，須掌握時機與重點：應注意人(當事人)、事(事實經過)、時(發生時間)、地(發生地)、物(標的物)等重點。
4.信函內容應提到：「限收件人於x年x月x日前解決...，否則...」或「限收件人於文 到x日內予以處理，否則...」。
(*限x日：以七至十日為合理時日)
(*否則...：須具體表達訴求，如第五條所述)
5.寄件人務必清楚寫明「目的」：例如要求企業經營者應合理解決的方式，如退貨、退款、解除契約、減少價金等，千萬不要含糊、不清不楚。
6.書寫完成詳加檢查應具備的重點內容後至郵局以雙掛號寄發：書寫完成後應依前述重點詳加檢查再至郵局以雙掛號寄發，郵局承辦人員只會從形式上加以檢查，如錯字、用印、日期等的填寫，檢查無誤後即受理寄出。
7.存證信函的相關資料應妥善保存：郵局開立的寄信收據和寄件人持有的存證信函、及事後收到的「回執證明」明信片都需妥善保存。
8.存證信函正副本文字，如有塗改增刪，應於正副本之末註明「在某頁某行第幾格下塗改增刪若干字」字樣，加蓋寄件人印章。但每頁塗改增刪不得逾20字。
9.存證信函應由寄件人以書寫、複寫、打字或影印，製作成一式三份〈正本一份，副本二份〉並簽字或蓋章，收件人如為二人以上，依增加人數增製副本。但如寄件人不願自留副本者，得僅作成副本一份；如需增加副本由郵局證明者，增加之份數每份存證費減半繳付。
10.存證信函主要需有明確告知對方，表明寄件人嚴正立場的重要意義並備作證據。所以存證信函如何書寫、簽章應該有所了解，才能真正發揮寄達存證信函後保障自己權益的功用。
法律事務所更新時間：103.5.13
